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Spesso mi viene chiesto dai titolari di aziende perché i contabili addebitano loro semplicemente l'inoltro dell'estratto conto della società ASIC una volta all'anno.
La mia risposta a questa domanda è che:
- il tuo commercialista sta probabilmente offrendo i propri locali come sede legale della tua azienda; E
- c'è un lavoro amministrativo coinvolto nel mantenere il file di segreteria aziendale della tua azienda. Questo è un aspetto importante della gestione di qualsiasi azienda, anche se a volte potresti non vederne il valore.
Ho visto contabili addebitare ovunque da $ 100 fino a $ 500 + per questi tipi di servizi. Non spetta a me dire se queste accuse sono giustificate. Invece, fornirò ai direttori dell'azienda un'alternativa.
Ti mostrerò come gestire da solo il tuo fascicolo di segreteria aziendale.
Se sei il tipo di imprenditore a cui non dispiace partecipare a un po 'di scartoffie occasionali, continua a leggere.
In questo post ti mostrerò come:
- Identifica cosa contiene il file di segreteria della tua azienda.
- Mantieni aggiornata la tua cartella di segreteria aziendale.
- Notifica all'ASIC le modifiche alla tua azienda.
Ti fornirò anche i documenti modello di cui hai bisogno per:
- Evidenziare le decisioni chiave dell'azienda
- Nominare o rimuovere un direttore della società
- Nominare o rimuovere un segretario aziendale
- Dichiarare la solvibilità
- Modificare l'indirizzo registrato di una società
Prima di iniziare, è importante capire che l'aggiornamento del file di segreteria aziendale è un processo in tre fasi.
- Identifica dove si verificherà una modifica ai dettagli della tua azienda;
- Assicurati che la documentazione corretta sia conservata nel tuo fascicolo di segreteria aziendale per evidenziare correttamente questo cambiamento; E
- Notifica ASIC all'interno28 giornidi ogni cambiamento.
Per molte piccole aziende con una struttura di proprietà e controllo semplice, fare quanto sopra richiederà probabilmente meno di1 oraper anno.
[Nota: la presente informativa è stata predisposta a beneficio delle piccole società proprietarie che non sono tenute a redigere e depositare i bilanci presso ASIC e che non hanno strutture proprietarie o di controllo complesse.
Fornito solo a scopo informativo generale e non è progettato per sostituire la consulenza professionale adattata alle esigenze specifiche della tua azienda. Nel fornire queste informazioni generali non siamo, e non pretendiamo di essere, professionisti legali.]
AMMINISTRATORI AZIENDALI – UN PRIMER
Prima di scendere al nocciolo della questione, è importante capire quale ruolo hanno i direttori e i segretari dell'azienda nell'amministrazione di un'azienda.
Una società proprietaria, indipendentemente dalle dimensioni, richiede almeno un direttore.
Può anche essere nominato un segretario, tuttavia non è un requisito per gestire una società proprietaria. In pratica, è comune che il segretario della società sia uno degli amministratori.
Gli amministratori di una società proprietaria hanno la responsabilità ultima di garantire una corretta gestione delle questioni di segreteria della società. Queste questioni includono (ma non sono limitate a):
- Controllo dell'estratto conto annuale della società ASIC e pagamento della quota annuale;
- Conservare verbali o risoluzioni aziendali appropriati che registrano gli affari aziendali;
- Garantire che vengano mantenuti registri finanziari adeguati;
- Garantire il rispetto dell'atto costitutivo/patto parasociale; E
- Notifica all'ASIC delle modifiche ai dati aziendali.
Sebbene sia in ultima analisi responsabilità degli amministratori la corretta gestione della società, è importante notare che anche il segretario di una società (se nominato) può essere soggetto a sanzioni civili o interdizione qualora l'ASIC non sia informata di modifiche ai dati della società entro i termini richiesti lasso di tempo.
FASCICOLO SEGRETERIA AZIENDALE – COSA C'È DENTRO?
Penso che sarebbe lecito ritenere che il fascicolo di segreteria della tua azienda ti sia stato consegnato dal tuo commercialista o avvocato e prontamente archiviato nella scatola di immagazzinaggio "molto importante, ma non lo esaminerò mai più" (insieme a certificati di nascita, titoli di studio universitari ecc. ).
Tuttavia, se desideri mantenere il tuo file di segreteria aziendale, è importante sapere esattamente cosa c'è dentro. Quindi, rispolveriamo il file e diamo un'occhiata all'interno.
I documenti che potresti trovare in un fascicolo di segreteria aziendale includono:
- Costituzione societaria
- Registro dei soci/opzioni/obbligazioni
- Condividere certificati
- Moduli di consenso per titolari di cariche sociali
- Moduli di consenso per gli azionisti
- Verbale della società che registra le decisioni prese dagli amministratori e dagli azionisti
- Patto parasociale (se presente)
Ora che hai un'idea migliore di cosa c'è dentro un fascicolo di segreteria aziendale, passiamo a come tenerlo aggiornato.
QUALI CAMBIAMENTI POTREBBERO VERIFICARSI DURANTE L'ANNO CHE POTREBBERO INTERESSARE LA NECESSITÀ DI AGGIORNARE IL FASCICOLO DI SEGRETERIA DELLA TUA AZIENDA?
1. Ricezione della dichiarazione annuale della società ASIC
L'evento più frequente nel calendario delle segreterie aziendali è la ricezione del rendiconto annuale della società ASIC.
Perché?
Ebbene, per molte piccole società proprietarie, controllare, pagare e archiviare questo documento potrebbe essere ilSOLO compito di segreteria aziendale che dovranno svolgere per l'anno.
Gli amministratori dovrebbero controllare i dettagli sulla dichiarazione della loro società e quindi pagare la commissione di revisione annuale all'ASIC. In questo momento, gli amministratori dovrebbero anche preparare e firmare una risoluzione di solvibilità per conto della società.
Una domanda che mi viene posta spesso è se questa risoluzione di solvibilità sia un requisito o se sia un lavoro di ufficio aggiuntivo non necessario (e spesso costoso).La risposta è assolutamente si.
Sebbene sia vero che se gli amministratori approvano una risoluzione di solvibilità positiva (ovvero ritengono che la società sia solvibile) e pagano la commissione di revisione della società, non è necessario inviare alcuna documentazione all'ASIC -un verbale firmato comprovante la delibera va sempre conservato nell'archivio di segreteria aziendale!
Puoi scaricare gratuitamente le bozze dei documenti per approvare una risoluzione di solvibilitàQUI.
2. Cambio di cariche sociali
Nomina del direttore
Affinché una società nomini un amministratore, la persona da nominare deve prima fornire un consenso firmato alla società.
Una volta ricevuto il consenso firmato, adelibera dei socidovrebbe essere approvato formalmente nominando l'amministratore della società.
Una volta approvata la delibera, la notifica deve essere fornita all'ASIC entro 28 giorni dalla nomina tramite il modello 484.
Puoi scaricare gratuitamente le bozze dei documenti per nominare un direttoreQUI.
Nomina del segretario
Affinché una società possa nominare un azionista, la persona che deve essere nominata deve prima fornire un consenso firmato alla società.
Una volta ricevuto il consenso firmato, adelibera degli amministratoridovrebbe essere approvato formalmente nominando il responsabile della società.
La notifica deve essere fornita all'ASIC entro 28 giorni dalla nomina tramite un modulo 484.
Puoi scaricare gratuitamente le bozze dei documenti per nominare un segretarioQUI.
Dimissioni amministratore/segretario
Quando un amministratore o un segretario intende lasciare la propria posizione, l'individuo dovrà prima fornire comunicazione scritta alla società della propria intenzione di lasciare la propria posizione.
Una volta ricevuta la comunicazione scritta, adelibera degli amministratoridovrebbe essere approvato formalmente rimuovendo il titolare della carica.
La notifica deve essere fornita all'ASIC entro 28 giorni dalla rimozione tramite un modulo 484.
Puoi scaricare bozze di documenti per rimuovere un regista gratuitamenteQUI.
Puoi scaricare gratuitamente le bozze dei documenti per rimuovere una segretariaQUI.
Modifica dati anagrafici direttore/segretario
Se il nome o l'indirizzo di residenza di un funzionario della società è cambiato, la notifica deve essere fornita all'ASIC entro 28 giorni tramite un modulo 484.
Non è richiesta alcuna risoluzione formale.
3. Modifica del nome o dell'indirizzo dei membri (azionisti)
Per le società di proprietà, il registro dei membri contenuto nel fascicolo di segreteria della società dovrebbe essere aggiornato per riflettere eventuali modifiche al nome o all'indirizzo di un azionista.
La notifica deve essere fornita all'ASIC entro 28 giorni dalla modifica tramite un modulo 484.
Non è richiesta alcuna risoluzione formale.
4. Modifica della sede legale o della sede principale dell'attività
A meno che la società non sia l'occupante della sua sede legale, è necessario un consenso firmato dall'occupante dei locali utilizzati come sede legale della società. Questo è più comunemente richiesto quando la sede legale della società è un commercialista, un avvocato o l'indirizzo di un familiare.
Una volta ricevuto il consenso firmato dall'occupante, adelibera degli amministratorideve essere approvato confermando il cambiamento della sede legale o della sede principale dell'attività della società.
La notifica deve essere fornita all'ASIC entro 28 giorni dalla modifica tramite un modulo 484.
Puoi scaricare gratuitamente le bozze di documenti per modificare la sede legale di un'aziendaQUI.
5. Modifiche delle partecipazioni, del capitale sociale o della struttura azionaria
Laddove si sia verificato un cambiamento nella proprietà, nel capitale sociale o nella struttura azionaria della tua azienda, potrebbero esserci implicazioni fiscali (e commerciali) significative per la società e i suoi azionisti.
Questi tipi di transazioni sono qualcosa che un piccolo imprenditore che lavora come segretario della propria azienda non dovrebbe mai tentare di navigare da solo.
È fondamentale consultare il proprio commercialista o avvocato prima di tentare di preparare la documentazione fai-da-te per riflettere la modifica o per notificare l'ASIC.
RIEPILOGO
Le situazioni descritte in questa guida costituiscono la maggior parte degli atti di segreteria societaria richiesti per le piccole società proprietarie.
Anche se la gestione del proprio fascicolo di segreteria aziendale può sembrare scoraggiante - ci sono letteralmente centinaia di possibili azioni di segreteria aziendale per le società proprietarie - la maggior parte di queste si verificherebbe raramente per la maggior parte delle società proprietarie.
Ricorda che per la maggior parte delle piccole società proprietarie ci sarà solo un compito di segreteria aziendale che gli amministratori devono completare per l'anno: la dichiarazione annuale della loro azienda e la risoluzione di solvibilità.La preparazione di questi ti richiederà meno di un'ora all'anno.
Quali consigli hai per gestire la pratica di segreteria della tua azienda? Si prega di condividerli con la comunità sansdesk nei commenti.